Zeiterfassung erstellen

Vorwort

Die Zeiterfassung in FUTURA Engineering unterstützt Sie dabei, Arbeitszeiten strukturiert und nachvollziehbar zu dokumentieren. Sie dient sowohl der Erfassung von Anwesenheitszeiten als auch der automatischen Berechnung von Pausen, Überstunden und Zuschlägen.
Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie eine Zeiterfassungstabelle anlegen, eine Zeiterfassung in einer Leistungserfassung erfassen und die Daten an den Prüfer übermitteln.

Bevor Sie mit der Zeiterfassung beginnen, stellen Sie bitte sicher:

• Eine gültige Zuschlagstabelle ist im System vorhanden und vom Auftraggeber genehmigt.

• Die Tarif-Vereinbarungen (Arbeitszeiten, Pausen, Zuschläge) wurden erstellt und aktiviert.

• Ohne aktivierte Tabellen und Vereinbarungen ist die Funktion nicht nutzbar.

Zeiterfassungstabelle anlegen

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im FUTURA Engineering an.

…und klicken Sie im Bereich Zuschlagstabellen oben auf den Button Neu.

Erfassen Sie folgende Daten:

• Arbeitszeit ohne Überstunden (Regelarbeitszeiten pro Wochentag)

• Pausenregelungen (z. B. 30 Min. nach 6 Std., 45 Min. nach 9 Std.)

• Überstundenzuschläge (1. Üst., 2. Üst, 3. Üst, 4. Üst.)

• Uhrzeitbasierte Zuschläge (Spät- und Nachtarbeit)

• Zuschläge für Sams-, Sonn- und Feiertage (nicht additiv – nur der höchste Zuschlag gilt)

Wählen Sie die Zuschlagsberechnung (Berechnungsmethode):

• Additiv: Mehrere Zuschläge werden kombiniert.

• Highest: Nur der jeweils höchste Zuschlag wird berücksichtigt.

Speichern und aktivieren Sie die Tabelle mit der Diskette oben. Eine ausgefüllte Zuschlagstabelle sieht wie folgt aus (Beispiel):

Nach dem Erstellen der Zuschlagstabelle (durch Mausklick auf Speichern) wird automatisch eine Benachrichtigung an den Auftraggeber versendet. Der Auftraggeber muss die Vereinbarung genehmigen. Erst danach ist die Tabelle aktiv und für Sie nutzbar.

Zuschlagsarten im Überblick

• Additiv: Zuschläge werden kumuliert (z. B. Überstunden + Nachtzuschlag).

• Nicht additiv (highest): Nur der höhere Zuschlag gilt (z. B. Sonntag vs. 1. Weihnachtstag).

Beispiele

• Werktag: Arbeitszeit von 12:15–23:00 Uhr → automatische Pause 45 Min. nach 9 Std. → Überstunden- und ggf. Nachtzuschläge werden angewandt.

• Feiertag (z. B. Ostermontag): Alle Stunden mit Feiertagszuschlag, ggf. kombiniert mit Nacht- oder Spätzuschlägen.

Hinweise und Tipps

• Erstellen und genehmigen Sie die Zuschlagstabelle immer vor der ersten Zeiterfassung.

• Überprüfen Sie regelmäßig die Feiertagstabellen, da diese die Zuschlagsberechnung beeinflussen.

• Mehrere Arbeitsblöcke an einem Tag gelten als eine Schicht, wenn weniger als 11 Stunden zwischen ihnen liegen → Überstunden werden dann auf Basis der Gesamtschicht berechnet.

• Pausen gelten nicht als Arbeitszeit und sind nicht zuschlagsfähig.

• Bei Sommer-/Winterzeit passt das System die Anwesenheitszeit automatisch an.

Arbeitszeiten in der Leistungserfassung erfassen

In FUTURA Engineering wird für Sie eine Bestellung bereitgestellt. Darüber werden Sie per E-Mail (Systemnachricht) informiert. Dabei kann es sich um eine geplante oder ungeplante Bestellung handeln.

Bei ungeplanten Bestellungen kann zusätzlich ein Kontrakt (Rahmenvertrag) hinterlegt sein. In diesem Fall suchen Sie als Lieferant bzw. Dienstleister die benötigten Leistungspositionen selbst aus dem Kontrakt und fügen diese der Leistungserfassung hinzu.

Ist ein Kontrakt mit der Bestellung verknüpft, enthält er in der Regel vom Auftraggeber vordefinierte Leistungspositionen, die für die Zeiterfassung vorgesehen sind. Meist handelt es sich dabei um Positionen mit den Mengeneinheiten Std (Stunde) oder h (hour). Diese stellen die standardisierten Einheiten für die Zeiterfassung dar.

Wie Sie allgemein Leistungspositionen aus einem Kontrakt suchen und hinzufügen, erfahren Sie hier: Leistungen im Kontrakt suchen und hinzufügen.

Sollte es sich um eine geplante Bestellung handeln, ist das Leistungsverzeichnis vom Auftraggeber vorgegeben und Sie finden die Leistungspositionen, die für die Zeiterfassung vorgesehen sind direkt im Leistungsverzeichnis.

Vorgehensweise bei geplanten Bestellungen (LV ist vorgegeben)

Öffnen Sie die betroffene Bestellung. Wechseln Sie in den Registerreiter “Leistungserfassung”, erstellen Sie eine Leistungserfassung und klicken Sie in der Leistungszeile, zu der eine Mengeneinheit Std oder h definiert ist und klicken Sie auf das Zeiterfassungs-Icon (Uhr):

(siehe auch Bestellung und Leistungserfassung kurz gefasst)

Das System prüft:

• Pflichtfelder und Zeitlogik (Ende > Beginn)

• Überschneidungen mit anderen Zeiteinträgen

• Einhaltung der Pausentabelle

Die erfasste Zeile wird mit folgenden Werten ergänzt:

1. Anwesenheitszeit

2. Pausen

3. Arbeitszeit

4. Zuschläge (Überstunden, Nacht, Feiertage etc.)

5. Abrechnung inkl. Zuschläge

Schließen Sie das aktuelle Fenster, damit Sie zur vorherigen Ansicht wiederkehren. Sie befinden sich daraufhin wieder in der Übersicht der Leistungserfassung.

Zeiterfassung speichern und senden

Wenn alle Einträge vollständig sind, inklusive etwaiger anderer Leistungen, die abgerechnet werden sollen, klicken Sie im oberen Bereich auch An den Prüfer senden. Die erfassten Mengen und die Zeiterfassung werden an den Prüfer übergeben.

Der Prüfer erhält automatisiert eine Systemmail für die Prüfung Ihrer Leistungserfassung. Er kann die Daten nicht ändern, jedoch zurücksenden (Ablehnen), falls diese nicht stimmig sein sollten. Im Falle einer Freigabe wird die Leistungserfassung in das buchhalterische System des jeweiligen Auftraggebers verbucht (z.B. SAP) und es kann die Rechnungsstellung erfolgen. In beiden Fällen erhalten auch Sie als Lieferant / Dienstleister eine Systemmail als Info.